Window & Help Menu : Excel

Window Menu

New Window –

Same Contents के साथ नयी Window प्राप्त की जाती है ताकि Current Or New Window को एक साथ अलग-अलग पेज या लोकेशन को देखकर Data को Compare किया जा सके ।

Arrange Window –

Opened Work Books को विभिन्न तरीकों  Arrange किया जाता है।

Hide Window –

Active Work Sheet को Show या Hide किया जाता है।

Split Window –

Active Window को चार भागो मे बाँटा जा सकता हैं  ताकि Sheet के विभिन्न Parts को एक साथ देखा जा सके।

Freeze Pane –

Window के बाॅटे गये भागो को Static बनाया जाता है।

Remove Split –

बाॅटे गये भागो को हटाया जाता है।

Help

Help –

Excel में उपस्थित किसी भी Topic पर Help प्राप्त की जाती है।

Data Menu : Excel

Sort –

Selected Range के Records को किसी Particular Column के आधार पर बढ़ते या घटते क्रम में Arrange किया जाता है।

Filter –

Selected Records को किसी Particular Column के आधार पर Values या Condition से Filter किया जाता है।

Form (As a dialog box) –

Selected Records को Forms के रुप मे देखा जा सकता है। इन Records को Add, Remove or Edit किया जाता है।

Subtotal –

Selected Range मे उपस्थित Similar Records को किसी Particular Column के आधार पर Add, Average, Max, Min Value आदि को देखा जा सकता है।

Consolidate –

विभिन्न Ranges की Values को लेते हुये उन्हें Add किया जाता है। Max, Min Or Average Value निकाली जाती है।

Validation –

Selected Blank Range को किसी Particular Values के लिये Validate किया जाता है कि उनमें किस प्रकार की Value लिखी जाये। Input Data Define कर सकते है और Values तथा Errors के लिये s Message Set किया जाता है।

Convert To Column/Text To Column –

Single Cell मे लिखे हुये Contents को Multi Cell में Convert किया जाता है।

Group –

Selected Range के Column तथा Rows को Group या Un-Group किया जाता है। Show/Hide किया जाता है।

Pivot Table –

Large amount of Data को एक Easy Table मे बदला जाता है। ताकि उसके Data को आसानी से देखा व समझा जा सके।

Tools Menu : Excel

Spelling And Grammar – 

इसके अंतर्गत Sheet पर उपस्थित Spelling Or Grammatical Mistakes को Search किया जाता है। और सही Correction के लियेै Suggestion दिये जाते है।

Research –

किसी Particular Wordके लिये  Antonyms, Synonyms देखे जा सकते है और किसी अन्य Language मे Translate किये जाते है।

Share Work Book –

Active Work Book को LAN पर उपस्थित Users के द्वारा Share करने के लिये Allow किया जाता है या Disallow किया जाता है।

Track Changes –

किसी Active Word Book को Save करने के बाद Track Changes Apply किये जाते है तथा Track Change हो जाने के पश्चात किये गये सभी Changes को Accept or Reject किया जाता है।

Merge Work Book –

Share की हुयी Work Book को Merge कर Data एक File मे एक साथ प्राप्त किया जाता है।

Protection –

इसके अंतर्गत Work Sheet, Work Book, Share Work Book को Password के द्वारा Protect or Unprotect किया जाता है।

Goal seek –

Selected Formula को किसी Particular Value के लिये किसी Used Value को Change कर Set किया जाता है।

Scenarios –

किसी Formula में Used Values को Change करते हुये कई बार Calculate किया जाता है और Change Values के आधार पर Result को Formula के रुप में देखा जाता है। इन Result के आधार पर किसी एक Better Combination को Choose कर सकते है।

Formula Auditing – 

इसके अंतर्गत Selected Formula में Used Values की तरफ, Used Formula की तरफ, Error Creation Cells की तरफ Arrows Display होते है। इन Arrows को हटाया जाता है।

Macro – 

Macro के अंतर्गत कई सारी Commands को जरुरत पड़ने पर कई बार Apply किया जाता है।

Auto Correct –

इसके अंतर्गत विभिन्न Spelling Mistakes को Automatically

सही करने के लिये Allow किया जाता है तथा User Defined Spelling Correction Add किये जा सकते है।

Customize – 

इसके अंतर्गत नये Toolbar, Menu Create/Edit/Rename किये जाते है। इसके साथ-साथ Toolbar के Icons को बड़ा छोटा किया जाता है। Shortcut Key Show Or Hide की जाती है। Menu के Animation को Set किया जाता है।

Option – 

MS Excel से संबंधित सारी सेटिंग्स को Set Or Change किया जाता है।

Format : Excel

Cells –

Selected Cell के Data Type Alignment Layout Font, Font Style, Font Color, Cell Border, Cell Pattern etc. को Set और Change किया जाता है। इसके अलावा Merge Cells, Shrink To Fit, Text Wrap etc का Use भी किया जाता है।

Row –

Rows की Height को  Auto Fit अथवा Set किया जाता है और Show और Hide भी किया जाता है।

Column –

Column की Standard Width को Set करते है। Column को Show या Hide कर सकते है।

Sheet –

Sheet को Rename किया जाता है। Show या Hide किया जाता है। Back Ground Delete या Apply किया जाता है।

Auto Format –

पहले से बनी हुयी Formatting Style Selected Range Of Cell पर Apply की जाती है।

Conditional Formatting –

Selected Range मे उपस्थित Data Values पर  विभिन्न Condition के आधार पर Formatting Apply की जाती  है।

Style –

Range Of Cells पर विभिन्न Styles Apply की जाती है, जिसके अंतर्गत Currency, Comma, Percentage, Data etc. Style विकसित की जाती है।

Insert Menu : Excel

Cell –

Single अथवा Selected Range Of Cells को Insert किया जाता है। इसके साथ-साथ Rows और Column को भी Insert किया जाता है।

Rows –

Single अथवा Selected Range Of Rows को Insert किया जाता है।

Column –

Single अथवा Selected Columns Insert किये जाते है।

Work Sheet -

एक Complete Work Sheet Insert की जाती है।

Chart –

Selected Range Of Data पर आधारित विभिन्न प्रकार के Chart बनाये जाते है। Ex.- Column Chart, Bar Chart, Pie Chart, Line Chart Etc.

Symbol –

Keyboard पर अनुपस्थित विभिन्न Character or Symbols को में Cursor की Current Position पर Insert किया जा सकता है।

Insert Page Break –

Active Cell से Page को Break कर दिया जाता है।

Name –

Selected Range of Cells को एक नाम दिया जाता है ,Top Row तथा Left Column को नाम के रूप में Store किया जाता है जिन पर Go To के द्वारा कभी भी किसी भी शीट से पहुँचा जा सकता है। सभी बनाये गये नामों को एक साथ पेस्ट किया जा सकता है।

Comment –

Active Cell के लिये एक Description Type किया जा सकता है।

Picture –

इसके अंतर्गत Clip-art, Word-art, Auto Shapes, Organization Chart, Picture From File etc. Insert किये जाते है।

Diagram – 

इसके द्वारा विभिन्न Diagram, Organization Chart, Cycle Diagram, Radial Diagram, Pyramid Diagram, Venn Diagram, Target Diagram बनाये जा सकते है।

Object -

विभिन्न Application Software के Object को Insert किया जाता है।

Hyperlink –

इसके अंतर्गत Selected Content से किसी अन्य File को Link किया जाता है।

View Menu : Excel

Normal View –

इसके अंतर्गत Sheet के Contents को Simply Rows And Column मे Display करता है। इसके अंतर्गत Page Breaks दिखायी नही देते ।

Page Break View –

इसके अंतर्गत Sheet को Page Breaks के रुप मे देखा जाता है। जिसको पता चल सकता है। कि किस Page पर कितना Content आयेगा।

Task Pane –

Excel मे उपस्थित Task Pane को Show or Hide किया जाता है।

Tool Bar –

Excel मे उपस्थित किसी भी Tool Bar को Show या Hide किया जाता है।

Formula Bar – 

इसको Show या Hide किया जाता है।

Status Bar –

Status Bar को Show या Hide किया जाता है।

Header And Footer – 

प्रत्येक Page पर Header Or Footer Set Or Change किया जाता है।

Note – File Menu के Page Setup से Header Footer Set किया जाता है।

Comments –

Comments को Show या Hide किया जाता है।

Custom View –

विभिन्न Header, Footer Apply कर Save और Show किये जा सकते है।

Full Screen –

Sheet के Content को Screen पर Maximum रुप मे देखा जाता है। जिसके लिये Tool Bar, Formula Bar, Status Bar आदि को Hide कर दिया जाता है।

Zoom –

10% से 400% तक Sheet के Content को देखा जा सकता है।

Edit Menu : Excel

Undo –

किये गये सारे कार्यो को एक-एक करके Reverse करते है।

Shortcut Keys :- Ctrl+Z

Redo –

Undo किये गये कार्यो को वापिस लाया जाता है।

Shortcut Keys :- Ctrl+Y

Repeat –

Done किये गये कार्य को फिर से किया जाता है।

Cut –

Selected Range of Cells को Cut करने पर चारो तरफ Dotted Round Line आती है। जिसे दूसरी जगह पर जाकर Paste करने पर अथवा Enter करने पर पुरानी जगह से नयी जगह पर Move किया जाता है।

Copy –

Selected Range of Cells को Copy करने पर Dotted Round Border हो जाता है, जिसे किसी अन्य जगह पर Duplicate के रुप में प्राप्त किया जाता है।

Office Clip Board – 

Cut अथवा काॅपी किये गए डाटा को स्टोर करता है और आवश्यकतानुसार वापस पेस्ट किया जा सकता है (अधिकतम 24 डाटा आइटम )।

Paste – 

Cut या Copy करने के बाद Paste के द्वारा अन्य जगह पर Data को प्राप्त किया जाता है।

Paste Special – 

इसके अंतर्गत Copied, Cell की Formatting को, Contains को, Content With Formatting, Content Without Border, Content With Validation को आदि को Paste किया जाता है। Cut अथवा Copied Cell को, Selected Range में Add, Subtract, Multiply, Divide किया जाता है। Transpose and Paste Link आदि की तरह Paste किया जाता है।

Paste As Hyperlink – 

इसके अन्तर्गत एक वर्कबुक से काॅपी कर दूसरी वर्कबुक की किसी शीट पर लिंक की तरह पेस्ट किया जाता है ताकि Source फाइल तक पहुँच सकें।

Fill – 

Active Cell में Up, Down, Left, Right के Content को प्राप्त किया जाता है। इसके साथ-साथ कुछ Linear, Growth, Date, Fill – Series बनायी जा सकती है। Contents को Justified किया जाता है।

Clear –

Selected Range के Contents की Formatting अथवा Comments को हटाया जा सकता है।

Delete- 

Cell, Row Or Column को मिटाया जा सकता है।

Delete Sheet –

Active Sheet को मिटाया जा सकता है।

Move Or Copy Sheet –

Active Sheet को उसी Work Book मे अथवा अन्य Work Book मे Copy और Move किया जाता है।

Find –

Active Work Sheet में Text, Number Format को Search किया जाता है।

Replace –

Active Work Sheet में Text, Number Format को Search कर किसी दूसरे Text, Number Format को पहले के स्थान पर प्राप्त किया जाता है।

GoTo –

Active Work Sheet / Work Book में बनाये गये नाम तथा Cell Address पर पहुँचा जाता है।

Link –

Paste Special के द्वारा Link की तरह Paste करने पर यह Option Highlight हो जाता है। इससे Link के Content को Update किया जाता है। Link को Break और Change किया जाता है।

Object – 

Insert किये गये Object को ओपन और एडिट कर सकते है।

File Menu : Excel

New - 

New Work Book बनायी जाती है।

Open - 

पहले से बनी हुयी Work Book तथा Work Space को Open किया जाता है।

Close-

Active Work Book को बंद किया जाता है।

Shortcut Keys :- Ctrl+W

Save- 

Active Work Book को Save किया जाता है।

Save as- 

Active Work Book को New Name से Save किया जाता है।

Save as web page- 

H.T.M.L (Hyper Text Mark Up Language) Format में Save किया जाता है।

Save As Work Space- 

सभी Opened Work Books को एक नाम से Save किया जाता है।

File Search - 

किसी एक्सेल की फाइल को नाम से खोज सकते है।

Web Page Preview – 

इसके अंतर्गत हमारी Work Sheet को Web Browser पर देखा जाता है। इससे पता चल सकता है कि Web Page पर हमारी Sheet का Content किस तरह से दिखायी देगा ।

Page Setup – 

इसके अंतर्गत Page Margin, Layout, Orientation, Header, Footer, Repeat होने वाले Row, Column, Print Area तथा Black & White / Color Mode आदि कई प्रकार की Setting को Set और Change किया जाता है।

Print Area –

Selected Area को Print करने के लिये Set किया जाता है अथवा Set किये गये Area को हटाया जाता है।

Print Preview –

Sheet को Print करने से पहले का View देखा जाता है कि Work Sheet Print होने के बाद Page पर किस तरह से दिखाई देगी।

Print –

इसके अतंर्गत Active Work Sheet के, Work Book के Selected Area को Print किया जाता है।

Send To – 

इसके द्वारा Active File को किसी E-mail Address पर, My Document में, PowerPoint में, Desktop आदि पर भेजा जा सकता है।

Properties –

Active Work Book को Contents के आधार पर Information Provide की जा सकती है। जैसे- Company का नाम, Author, मैनेजर, Comment, File Type आदि ।

Exit – 

Excel से बाहर आ जाते है।

Some Important Terms

Spread Sheet – 

Excel में उपस्थित वह Area, जिस पर किसी भी प्रकार के Data को जैसे - Number, Date, Time, Text, Picture आदि को Place किया जाता है। इसॅ Work Sheet / Spread Sheet / Sheet कहा जाता है। एक Sheet पर 256 Column और 65536 Rows है। कुल मिलाकर 1, 67, 77, 216 Cell होते है।

Active cell – 

जहाॅ एक Row तथा एक Column एक दूसरे को प्रतिच्छेद करते हैं । इस प्रतिच्छेदित क्षेत्र को Cell कहते है। जिस Cell पर Heavy Border होता है, Active Cell कहलाती है। एक Cell में Maximum 225 Character With Space लिखे जा सकते है।

Work Book - 

एक या एक से अधिक Sheet के समूह को Work Book कहते है। इसका Extension Name – .xls होता है।

Work Space –

दो या दो से अधिक Work Book के समूह को Work Space कहते है। इनका Extension Name – .xlw होता हे।

Menu Bar of MS-Excel 

MS-Excel में निम्न Menu आते है।

• File Menu
• Edit Menu
• View Menu
• Insert Menu
• Format Menu
• Tools Menu
• Data Menu
• Window Menu
• Help Menu

Introduction of Excel & It's Initial Screen

यह Microsoft Corporation Limited का एक Powerful Application Software है। जिसके अंतर्गत सभी प्रकार के Sheet Work, Calculation, Chart, Pivot Table आदि असानी से और जल्दी बनाये जा सकते है। 

MS-Excel का पुराना version Lotus था। जो Microsoft DOS में चलता था ।

Initial Screen of M.S. Excel

MS. Excel की प्रारम्भिक स्क्रीन पर निम्न Element दिखायी देते है -

1 – Application Window

2 – Document Window

1 – Application Window 

इस Window में दो Windows होती है। जिसमें से बाहर वाली Window को  Application Window कहते है। इसमें निम्न Element होते है:-

• Control Menu Icon
• Maximize Button
• Minimize Button
• Restore Button
• Close Button
• Menu Bar
• Tool Bar
• Status Bar
• Scroll Bar
• Title Bar

2 – Document window

अन्दर वाली Windowको Document Window कहते है। इसमे निम्न Element होते हैं :-

Control Menu Icon (Alt + - )

• Title Bar
• Maximize Button
• Minimize Button
• Restore Button
• Close Button
• Sheet Tab
• Sheet Tab Scroll Bar
• Row Heading
• Column Heading
• Selection Area