Insert : Menu Bar of MS Word

Break –
इसके द्वारा Page Break, Section Break, Column Break and Line Break Insert किये जा सकते है।

Date and Time –
Cursor की Current Position पर विभिन्न Styles मे Date Or Time Insert किये जा सकते है। 

Symbol –
Keyboard पर अनुपस्थित विभिन्न Character or Symbols को Cursor की Current Position पर Insert किया जा सकता है।
                           

Page number –
Page के Header, Footer मे Left, Right Center, Inside Or Outside पर Page Number Insert किये  जाते है। 

Auto Text –
इसके द्वारा भी Text Entries Insert (Static) की जाती है। 

Field –
इसके द्वारा भी Text Entries Insert की जाती है। लेकिन ये Text Entries Dynamic होती है। 

Comment –
Selected Word Or Phrase के लिये एक Description Type किया जा सकता है। जिसे Document मे Separate रुप से Print किया जा सकता है। 

Footnote -
यह Comment की तरह होते है, लेकिन इन्हे Page के नीचे (Foot Note) तथा Document के अंत (EndNote) मे Print कर सकते हैं 

Caption –
किसी Table, Figure, Picture, Formula आदि के लिये Item Number दिया जा सकता है। 

Cross Reference –
Insert किये गये Caption के आधार पर किसी भी Item पर पहुॅचा जा सकता है। 

Picture –
इसके द्वारा Clip Art, Word Art, Auto Shapes तथा किसी Picture को Insert किया जाता है। 

File –
पहले से बनी हुयी किसी File को Active Document में Insert किया जा सकता है। 

Diagram –
इसके द्वारा विभिन्न Diagram, Organization Chart, Cycle Diagram, Radial Diagram, Pyramid Diagram, Venn Diagram, Target Diagram, Target Diagram बनाये जा सकते है।

Text box –
Text Box Insert किया जा सकता है। 

Object –
किसी भी Application Software के Elements को Insert किया जा सकता है। 

Bookmark –
Document में उपस्थित किसी Page पर किसी Particular स्थान को एक नाम दे दिया जाता है। जिसे Book Mark कहते है, जहां  Go To (Edit Menu) से पहुॅचा जा सकता है। 

Hyperlink – 
Selected Word से किसी अन्य File को जोड़ा जा सकता है। 

View : Menu Bar of MS Word

Normal View –
Active Document को आसानी से तैयार करने के लिये Normal View का Use किया जाता है। इसमें Page Breaks, Margins, Indentation Page Border आदि कई सारे Page Element दिखाई नही देते है। यह Word की Default View होती है।
Alt+Ctrl+N

Web Layout View –
Current Document को देखा जा सकता है कि वह Web Browser पर कैसा दिखायी देगा । 

Print Layout View –
इस  View को WYSWYG (What you see in what you get) होती है। इसके अंतर्गत सभी Page Element जैसे - Page Border, Indentation, Page Breaks, Section Break, Column Break Etc. दिखाई देते है।

Alt+Ctrl+P

Reading Layout –
इस View के अंतर्गत Heading को Promote Or Demote किया जाता है। Sub-Document बनाया व मिटाया जा सकता है। इसके अलावा किसी Sub Document को Insert Expend, Collapse Lock, Unlock आदि भी किया जा सकता है।
Alt+Ctrl+O

Ruler –
Ruler, Show ;k Hide किया जा सकता है। 

Document Map –
Outline View के द्वारा बनाई गयी सभी Heading, Subheading को Separate Pane मे देखा जा सकता है। 

Header And Footer –
Document के प्रत्येक Page पर किसी Information को Page के ऊपर व नीचे Set Or Change किया जा सकता है। 

Comment –
Insert किये गए Comment को देखा जा सकता है। 

Footnote and Endnote –
Insert किये गए Footnote And EndNote को देखा जा सकता है। 

Zoom –
Page के Contents को 10% - 500%  तक देखा जा सकता है। इसके साथ-साथ Full Page, Two Page, Text Width आदि के आधार पर भी Document को देखा जा सकता है। 

Full Screen –
Screen के Maximum Area से Windows के Contents को देखा जा सकता है। सभी Tool Bar को Hide किया जा सकता है। 

Thumbnail –
Document मे  उपस्थित सभी Page को छोटे आकार में  Screen के Left Side मे Separate Pane में देखा जा सकता है। 

Task Pane - 
किसी Particular कार्य को करने के लिये Windows के Right Side मे एक Pane दिखाई देता है, जिसे Show या Hide किया जा सकता है।
Ctrl+F1

Tool bar –
MS-Word में उपस्थित किसी भी Toolbar को Show या Hide किया जा सकता है। 

Edit : Menu Bar of MS Word

Undo –

किये गये कार्यो को Undone किया जाता है। 

Ctrl+Z

Redo –
Undo किये गये कार्यो को फिर से वापस लाया जाता है। 

Ctrl+Y

Repeat –
जब कोई कार्य को फिर से करना चाहते है तब Repeat का उपयोग करते है। 
Ctrl+Y

Cut –
Selected Text / Object को Buffer Memory में रखा जाता है, Or Selected Elements को मिटा कर बफर मेमोरी में रख दिया जाता है तथा इस Buffer Memory के Contents को वापस प्राप्त करने के लिये Paste किया जाता है।
Ctrl+X

Note –
Buffer Memory, Temporary Storage Place होता है जहाँ Cut अथवा Copied Data को रखा जाता है। यह Data तब तक Store रहता है जब तक कोई अन्य  Data, Cut अथवा Copy न किया जाये। 

Copy –
Selected Text, Object को मिटाये बिना Buffer Memory मे Store किया जाता है। 

Ctrl + C

Paste –
Cut Or Copied Data को Buffer Memory से वापस प्राप्त किया जाता है। 

Ctrl + V

Paste Special –
जब हम किसी अन्य Application Software से कोई Data Copy कर Current Document मे लाना चाहते है। तब Paste Special का उपयोग विभिन्न तरीकों से किया जाता है। 

जैसे- Word Document, Format (Show As Icon), Picture, Formatted, Unformatted, Link Etc.

Paste as Hyperlink – किन्ही दो Document में एक Document के Data को Copy कर दूसरे Document में Hyperlink की तरह Paste किया जाता है, ताकि Pasted Link पर Click करने से Source Document Open हो सके। 

Select all – पूरे Document को Select किया जाता है।

Ctrl+A

Clear (Delete) –
Selected Text, Object को Format अथवा Without Format भी Delete किया जाता है। 

Find –
किसी Text, Format को Search किया जाता है।

Ctrl+F

Replace –
किसी Search किये गये Text, Format को किसी अन्य Text Or Format से Replace किया जाता है।
Ctrl + H

GoTo –
किसी Paste, Line, Section, Comma, Footnote, EndNote, Figure, Book Mark आदि  पर आसानी से पहुॅचा जा सकता है। 

Ctrl+G

Link –
Paste Special से Link की तरह Paste करने पर यह Option Highlight होता है। तथा इसके द्वारा Active Document को लिंक्स के डाटा से अपडेट किया जाता है , लिंक ब्रेक की जा सकती है आदि ।

Object –

Selected Object को Edit अथवा Open किया जाता है। 

File : Menu Bar of MS Word

MS-Word के Menu Bar पर 9 Menu Display होते है। ये निम्न प्रकार है:-

File Menu

New – 

नया Document बनाया जाता है।

          Shortcut : Ctrl + N

Open – 

पहले से बने हुये Document को Open किया जाता है।  

          Shortcut : Ctrl + O

Save –

नई  File को New Name से Save किया जाता है।  

          Shortcut : Ctrl + S 

Close – 

वर्तमान डाॅक्यूमेंट को बन्द किया जाता है। Shift के साथ सभी  Documents को एक साथ Close करते है। 

          Shortcut : Ctrl + W 

Save As Web Page –
Active Document को  Web Page की  तरह  Save किया जाता है। वह H.T.M.L.(Hyper Text Markup Language ) Format मे होता है।  

Version –
Active Document को Complete करने के पश्चात Day-by-Day Version बनाते है। और जरुरत पड़ने पर किसी Particular Version को Open कर सकते है। 

Page Setup –
इसके अंतर्गत पीछे Page का Size, Margin, Layout, Header, Footer, Border, Line Number, Section-Break आदि को Set या Change किया जाता है। 

Print Preview –
Document को Print करने से पहले का View देखा जाता है कि File Print होने के बाद Page पर किस तरह दिखाई देगी। 

Print –
इसके द्वारा  Active Page को, Range Of Pages  को, Complete Document को, किसी Particular Printer के द्वारा Print किया जाता है।

Property –
इसके अंतर्गत Active File के बारे में Information जैसे - Author, Manager, Company, Subject, Number Of Page, Number Of Paragraph आदि Set Or Change किया जाता है। 

File Search –
इसके अंतर्गत Word  से सम्बन्धित किसी भी File को Search किया जा सकता है। 

Print Page Preview –
Active Document को किसी भी Web Browser पर देखा जा सकता है। कि वह Web Page पर कैसा दिखेगा। 

Send to –
Active Document को e-mail, Fax किया जा सकता है। My Document में, Desktop पर पहुचांया जा सकता है। 

Exit –
MS-Word को बंद कर दिया जाता है। 

MS-Word : Some Important Terms

Word Wrap –

जब Typing करते समय एक Line Complete हो जाती है, तब Cursor अगली Line में ।Automatically पहुॅच जाता है। यह Process, Word Wrapping कहलाती है तथा यह Feature, Word Wrap कहलाती है। 

Selection Bar –

Printed Layout में Page के Left Side के Margins Area को Selection Bar कहा जाता है। इस पर Single Click करने में एक Line Double Click करने पर Paragraph तथा Triple Click करने से पूरा Document Select होता है। 

Office Assistant – 

जब हम Help लेते है, तब एक Pattern - Cat, Dog या Old Man की तरह दिखाई  देता है। इसे Office Assistant कहा जाता है। यह Word से सम्बन्धित सभी प्रकार के Question के Answer देता है। समय-समय पर Tips और Tricks भी देता है। 

Initial Screen of MS-WORD

जब हम MS-Word 2003 को Start करते है तो इसकी प्रारम्भिक Screen पर निम्न Element दिखाई देते है:-

Title Bar –

Title Bar पर Window का नाम तथा Working File का नाम दिखायी देता है। इस पर तीन Button होते है, Minimize Button, Maximize Button, Close Button.

इसके साथ-2 Control Menu Icon भी होता है। इस पर Double Click करने से विण्डो को Maximize Or Restore किया जाता है। यह Window में सबसे पहला Bar होता है। 

Control Menu Icon –

Title Bar के Left Corner में उपस्थित वह Icon जिस पर Click करने से एक Menu, Open होता है, जिसमें Restore, Maximize Button, Minimize Button, Size, Close आदि Option उपलब्ध होते है, Control Menu Icon कहलाते है। इसे Alt+Space Bar से Open किया जाता है। इस Menu को Control Menu कहते है। 

Minimize Button –

Title Bar के Right Corner पर उपस्थित तीन बटन Minimize, Maximize, Close Button होते है, Minimize Button पर Double Click करने पर Window इतनी छोटी हो जाती है कि वह केवल Task Bar पर दिखाई देती है। 

Shortcut : Alt + Space Bar, N 

Maximize Button – 

दूसरा Button, Maximize Button कहलाता है। इस पर Double Click करने से Windows, Screen के बराबर Enlarge हो जाती है। Enlarge होने पर यह बटन Restore Button मे परिवर्तित हो जाता है, इस पर Click करने पर Window पहले की अवस्था मे पहुॅच जाती है। 

          Shortcut : Alt + Space Bar , X 

Close Button – 

तीसरा और आखिरी Button, Close Button होता है, जिससे Window Close हो जाती है । 

Shortcut : Alt+F4 /  Alt+E, X /  Alt+Space Bar, C 

Menu Bar –

Title Bar के Just नीचे उपस्थित वह Bar जिसमे कई सारे Menu (Set Of Command) की List होती है। जैसे- FILE, EDIT, VIEW... , इसे  Activate करने के लिये F10 का उपयोग अथवा Alt  के साथ UNDERLINED Character का उपयोग करते है। 

Tool bar – 

Office 2000 तक 18 Tool Bar Use होते है। एक Tool Bar पर एक ही तरह के कामों के लिये कई सारे Options, Icon  के रुप मे हाते है। कुछ Default Tool Bar निम्न है -

(1) Standard Toolbar (2) Formatting Toolbar      (3) Drawing Toolbar     

Ruler – 

इसका उपयोग Measurement के लिये करते है, इसके द्वारा Indentation, Margin, Tab Stop Setting आदि को Set Or Change करते है। ये दो प्रकार के होते है। 

         (1) Horizontal Ruler           (2) Vertical Ruler

Scroll Bar –

Windows के Contents को Left-Right, Right-Left, Up-Down, Down-Up आदि करने के लिये उपयोग करते है ये दो प्रकार के होते है। 

         (1) Horizontal Scroll Bar   (2) Vertical Scroll Bar

Document Navigator – 

Vertical Scroll Bar के Just नीचे एक छोटा गोल 3D-Button होता है। इसके द्वारा Document में उपस्थित विभिन्न Elements जैसे- Table, Footnote, EndNote, Comment, Figure etc. पर आसानी से पहुॅचा जा सकता है। 

Views Button –

Horizontal Scroll Bar के Left Side मे उपस्थित 4 Button, Views Bolton कहलाते है। इनके द्वारा Normal View, Print Layout View, Outline View, Web Layout View देखे जा सकते है। 

Status Bar –

Horizontal Scrollbar के Just नीचे उपस्थित वह Bar जिस पर Document से सम्बन्धित विभिन्न Information दिखाई देते है। Page Number, Line Number, Section Number, Number Of Page, Caps Lock, Scroll Lock की स्थिति आदि । 

Ms-Office : Introduction of Ms Office

MS Office–2003

यह एक  World Famous Package है, जिसमें सभी प्रकार के Official Work (जैसे - Document Preparation, Presentation, Data Base File, Web Page तथा Website Creation etc) सफलतापूर्वक किये जाते है। इसके अंतर्गत निम्न Elements हो सकते है - MS-Word, MS-Excel, MS-PowerPoint, FrontPage, MS-Access आदि 

सबसे पहले MS-Office, MS Dos (Microsoft Disc Operating System) के अंतर्गत Word Star  तथा Lotus  जैसे Software के रुप में आया था, फिरWord 5.0, Excel आदि के रुप में सन् 1995 में Windows Operating System के लिये बनाया गया । Office 1997 के रुप में MS-Access तथा PowerPoint के साथ Introduce किया गया।  सन् 2000 में FrontPage तथा Outlook जोड़ा गया । सन् 2003 मे इन सभी Software के Features मे बढ़ोत्तरी की गयी। सन् 2007 में इसका भव्य रुप प्रस्तुत किया गया । 

इन सभी Software में से हम मुख्य रुप से तीन Software को विस्तार में पढ़ेंगे । 

M.S. Word 2003

MS-Word विश्व मे उपयोग किये जाने वाले Word Processor मे First Position पर है। इसके अंतर्गत किसी भी प्रकार के Letter, Application, Graphics, Table तथा Merged Document आदि को आसानी से बनाया जाता है। इसके अलावा कुछ Feature जैसे- Letter and Envelope, Table, File Password Protection, Multi-Column, Drop-Cap, Text Box आदि इसे और अधिक महत्वपूर्ण बनाते है।