Some Important Terms

Spread Sheet – 

Excel में उपस्थित वह Area, जिस पर किसी भी प्रकार के Data को जैसे - Number, Date, Time, Text, Picture आदि को Place किया जाता है। इसॅ Work Sheet / Spread Sheet / Sheet कहा जाता है। एक Sheet पर 256 Column और 65536 Rows है। कुल मिलाकर 1, 67, 77, 216 Cell होते है।

Active cell – 

जहाॅ एक Row तथा एक Column एक दूसरे को प्रतिच्छेद करते हैं । इस प्रतिच्छेदित क्षेत्र को Cell कहते है। जिस Cell पर Heavy Border होता है, Active Cell कहलाती है। एक Cell में Maximum 225 Character With Space लिखे जा सकते है।

Work Book - 

एक या एक से अधिक Sheet के समूह को Work Book कहते है। इसका Extension Name – .xls होता है।

Work Space –

दो या दो से अधिक Work Book के समूह को Work Space कहते है। इनका Extension Name – .xlw होता हे।

Menu Bar of MS-Excel 

MS-Excel में निम्न Menu आते है।

• File Menu
• Edit Menu
• View Menu
• Insert Menu
• Format Menu
• Tools Menu
• Data Menu
• Window Menu
• Help Menu

Introduction of Excel & It's Initial Screen

यह Microsoft Corporation Limited का एक Powerful Application Software है। जिसके अंतर्गत सभी प्रकार के Sheet Work, Calculation, Chart, Pivot Table आदि असानी से और जल्दी बनाये जा सकते है। 

MS-Excel का पुराना version Lotus था। जो Microsoft DOS में चलता था ।

Initial Screen of M.S. Excel

MS. Excel की प्रारम्भिक स्क्रीन पर निम्न Element दिखायी देते है -

1 – Application Window

2 – Document Window

1 – Application Window 

इस Window में दो Windows होती है। जिसमें से बाहर वाली Window को  Application Window कहते है। इसमें निम्न Element होते है:-

• Control Menu Icon
• Maximize Button
• Minimize Button
• Restore Button
• Close Button
• Menu Bar
• Tool Bar
• Status Bar
• Scroll Bar
• Title Bar

2 – Document window

अन्दर वाली Windowको Document Window कहते है। इसमे निम्न Element होते हैं :-

Control Menu Icon (Alt + - )

• Title Bar
• Maximize Button
• Minimize Button
• Restore Button
• Close Button
• Sheet Tab
• Sheet Tab Scroll Bar
• Row Heading
• Column Heading
• Selection Area

Window & Help : Menu Bar of MS Word

Windows Menu

New –
Same Contents से नई Window प्राप्त की जाती है। 

Split –
Active Window को दो भागो मे बाॅटा जाता है ताकि दो अलग-अलग Content को एक साथ देखा जा सके । 

Arrange –
सभी Opened Windows को Cascade, Title, Horizontally, Vertically Arrange किया जाता है। 

Help Menu

Help –
किसी Particular Topic पर Help प्राप्त की जाती है। 

Show / Hide Office Assistant –
Office Assistant Show या Hide किया जा सकता है। 

What’s This –
जब इस Option को Choose करते है, तब एक ? (Question Mark) Appear होता है।, जिसे Windows के किसी Element पर Click करने से Element के बारे में Help प्राप्त होती है। 

Table : Menu Bar of MS Word

Draw Table –
इस Option को Choose करते ही एक Pencil दिखाई  देती है। जिससे हम अपनी इच्छानुसार Table Design कर सकते है। 

Insert –
इसके अंतर्गत Table, Row, Column और Cell Insert की जा सकती है। 

Delete –
Row, Column, Cell Or Table को Delete किया जाता है। 

Select –
Row, Column, Cell or Table, Select की जा सकती है। 

Split Cell –
Active Cell को दो या दो से अधिक Rows या Columns मे बाॅटा जा सकता है। 

Merge Cell –
दो या दो से अधिक Cell को मिलाकर Single Cell मे Change किया जा सकता है। 

Split Table –
Current Row में Table को दो भागों मे बाॅटा जाता है। 

Auto Format –
पहले से बनी हुयी कलर Style, Active Table पर Apply की जाती है। 

Auto Fit –
इसके अंतर्गत Table के Content को Auto Fit बनाया जाता है। Contents के आधार पर, समान Column के आधार पर, समान Row के आधार पर।

Heading Rows Repeat –
Selected Top Most Rows को प्रत्येक Page पर Repeat किया जा सकता है। 

Note – Table को एक Page से बड़ा लेना चाहिए।

Convert –
Table  Contents को किसी Field के आधार पर बढ़ते या घटाते क्रम में  Arrange किया जाता है। 

Formula –
Table के Contents पर Formula Set किये जा सकते हैं जैसे  Add, Average, Max, Min आदि ।

Table Properties –
इसके अंतर्गत Table or Table के Contents के Element को Set Or Change किया जाता है। 

Tools : Menu Bar of MS Word

Spelling and Grammar –
इसके अंतर्गत Active Document में उपस्थित Spelling और Grammatical Mistakes को दिखाता है। उन्हे सही करने के लिये Suggestions Provide करता है। 

Language –

इसके अंतर्गत Document मे उपलब्ध किये जाने वाले सुझाव के लिये Language को Set Or Change किया जाता है। Selected Word के लिये Antonyms or Synonyms देखे जा सकते है औरHyphenation Apply किया जा सकता है। 

Auto Correct –
इसके अंतर्गत गलत Spelling को सही किया जाता है। Sentence के पहले अक्षर को, दिन के नामों के पहले अक्षर को, Capital Word के आने वाली गलती को अपने आप सही किया जा सकता है। 

Auto Summarize –
इसके अंतर्गत Document की Summary को 10%, 20%, 25%, 50%, 75%, 100 word, 250 Word आदि मे देखा जा सकता है। 

Protection –
Document के Contents को एक Password के द्वारा सुरक्षित रखा जा सकता है। ताकि कोई दूसरा User, Document में कोई परिवर्तन न कर सके । 

Track Change –
इसके अंतर्गत File को Save करने के पश्चात होने वाले सभी परिवर्तन को Highlight किया जा सकता है। बाद में किये गये परिवर्तन को Accept और Reject किया जाता है। 

Compare And Merge Document –
किन्ही दो Document को Compare किया जा सकता है। दोनो फाइल्स के Contents को मिलाकर एक Document बनाया जाता है।

Letter Wizard –
किसी भी प्रकार के Letter को Step By Step सूचना देते हुये आसानी से बनाया जा सकता है। 

Labels and Envelopes–
इसके अंतर्गत Labels and Envelopes Create किये जाते है। 

Mail Merge –
इसके अंतर्गत एक Data File को एक Letter File के साथ Merge किया जाता है, ताकि Data File प्रत्येक Record को Letter File के साथ Use किया जा सके ।

Merge Document –
Track Change किये गये दो Shared Document को आपस मे Compare किया जाता है। 

Macro -
इसके अंतर्गत कई सारी Commands को एक नाम से Save (Record) कर सकते है और आवश्यकतानुसार उपयोग मे ला सकते है। 

Customize –
इसके अंतर्गत किसी Toolbar को बनाया/मिटाया जा सकता है। Rename, Show, Hide किया जा सकता है। Commands / Menu, Add या Remove किये जाते है। इसके साथ-साथ Toolbar के Icon को Large / Small किया जाता है। Shortcut Key, Screen Tip आदि को देखा जा सकता है। 

Options –
MS-Word से सम्बन्धित सभी प्रकार की Settings, Set Or Change की जा सकती है।

Format : Menu Bar of MS Word

Font –
Selected Text के Font Type, Size, Style, Color, Character, Formatting, Text, Spacing, Text Position, Text Scaling, Text Effect आदि को Set Or Change किया जा सकता है। 

Ctrl+D

Paragraph –
Selected Paragraph के  Element (Left, Right, 1st Line, Hanging), Special, Indent, Spacing, Line Spacing, Before And After, Line And Page Breaks आदि को Set Or Change किया जाता है। Line Or Page Break मे Window After Control, Keep With Text, Keep Line Together, Page Break Before, Suppress Line Number Or Don’t Hyphen आदि Option होते है। 

Bullets and Numbering –
Selected Paragraph पर Line Number, Bullet Of List तथा Outline Number Apply किये जा सकते  है। 

Boarders and Shading –
Selected Paragraph पर Active Page पर Border Apply किया जा सकता है तथा Shaded Color, Set किया जा सकता है। 

Column –
News Paper Style मे कई सारे Column बनाये जा सकते है।

Tabs –
इसके द्वारा Active Document मे Tab Stop Set Or Change किये जाते हैं ये Tab Stop, Left, Right, Center, Bar, Decimal हो सकते है। 

Drop cap –
Paragraph के पहले Character को अथवा Set Of Character को दो या दो से अधिक Line के बराबर बड़ा किया जा सकता है। 

Text Direction –
Text Box मे लिखे Contents की Direction को बदला जा सकता है। जैसे - Top of Bottom, Bottom of top, Left To Right

Change Case –
Selected Font के Case को Change किया जाता है। जैसे- Proper, Case, Upper, Case, Title Case, Lower Case, Center Case, Toggle Case.

Themes –
इसके अंतर्गत Web Pages की Themes Document के Page पर Apply की जाती है। Apply की गयी Themes, Web Layout View मे दिखायी देती है। 

Background –
Document के Pages परSingle Color, Double Color, Present, Texture, Patterns, Pictures आदि को Background के रुप में Apply किया जाता है। 

Note – Background Print नही होता है। 

Frame –
Web Pages पर एक से अधिक Document को एक साथ देखने के लिये Page को कई भागों में बाँट दिया जाता है। इस प्रत्येक भाग को Frame कहते हैं 

Style –
पहले से बनी हुयी Paragraph Style, Selected Paragraph पर Apply की जा सकती है। New Paragraph Style बनाई जा सकती है। पुरानी Style मे Change किया जा सकता है। 

Reveal Formatting –
Selected Content पर Apply की गयी Formatting को देखा जा सकता है। 

Object –
Selected Object के लिये Foreground, Color, Background Color, Line Color, Line Width, Line Style, Object का Size, Wrapping Option आदि को Set Or Change किया जा सकता है। 

Insert : Menu Bar of MS Word

Break –
इसके द्वारा Page Break, Section Break, Column Break and Line Break Insert किये जा सकते है।

Date and Time –
Cursor की Current Position पर विभिन्न Styles मे Date Or Time Insert किये जा सकते है। 

Symbol –
Keyboard पर अनुपस्थित विभिन्न Character or Symbols को Cursor की Current Position पर Insert किया जा सकता है।
                           

Page number –
Page के Header, Footer मे Left, Right Center, Inside Or Outside पर Page Number Insert किये  जाते है। 

Auto Text –
इसके द्वारा भी Text Entries Insert (Static) की जाती है। 

Field –
इसके द्वारा भी Text Entries Insert की जाती है। लेकिन ये Text Entries Dynamic होती है। 

Comment –
Selected Word Or Phrase के लिये एक Description Type किया जा सकता है। जिसे Document मे Separate रुप से Print किया जा सकता है। 

Footnote -
यह Comment की तरह होते है, लेकिन इन्हे Page के नीचे (Foot Note) तथा Document के अंत (EndNote) मे Print कर सकते हैं 

Caption –
किसी Table, Figure, Picture, Formula आदि के लिये Item Number दिया जा सकता है। 

Cross Reference –
Insert किये गये Caption के आधार पर किसी भी Item पर पहुॅचा जा सकता है। 

Picture –
इसके द्वारा Clip Art, Word Art, Auto Shapes तथा किसी Picture को Insert किया जाता है। 

File –
पहले से बनी हुयी किसी File को Active Document में Insert किया जा सकता है। 

Diagram –
इसके द्वारा विभिन्न Diagram, Organization Chart, Cycle Diagram, Radial Diagram, Pyramid Diagram, Venn Diagram, Target Diagram, Target Diagram बनाये जा सकते है।

Text box –
Text Box Insert किया जा सकता है। 

Object –
किसी भी Application Software के Elements को Insert किया जा सकता है। 

Bookmark –
Document में उपस्थित किसी Page पर किसी Particular स्थान को एक नाम दे दिया जाता है। जिसे Book Mark कहते है, जहां  Go To (Edit Menu) से पहुॅचा जा सकता है। 

Hyperlink – 
Selected Word से किसी अन्य File को जोड़ा जा सकता है।