File : Menu Bar of MS Word

MS-Word के Menu Bar पर 9 Menu Display होते है। ये निम्न प्रकार है:-

File Menu

New – 

नया Document बनाया जाता है।

          Shortcut : Ctrl + N

Open – 

पहले से बने हुये Document को Open किया जाता है।  

          Shortcut : Ctrl + O

Save –

नई  File को New Name से Save किया जाता है।  

          Shortcut : Ctrl + S 

Close – 

वर्तमान डाॅक्यूमेंट को बन्द किया जाता है। Shift के साथ सभी  Documents को एक साथ Close करते है। 

          Shortcut : Ctrl + W 

Save As Web Page –
Active Document को  Web Page की  तरह  Save किया जाता है। वह H.T.M.L.(Hyper Text Markup Language ) Format मे होता है।  

Version –
Active Document को Complete करने के पश्चात Day-by-Day Version बनाते है। और जरुरत पड़ने पर किसी Particular Version को Open कर सकते है। 

Page Setup –
इसके अंतर्गत पीछे Page का Size, Margin, Layout, Header, Footer, Border, Line Number, Section-Break आदि को Set या Change किया जाता है। 

Print Preview –
Document को Print करने से पहले का View देखा जाता है कि File Print होने के बाद Page पर किस तरह दिखाई देगी। 

Print –
इसके द्वारा  Active Page को, Range Of Pages  को, Complete Document को, किसी Particular Printer के द्वारा Print किया जाता है।

Property –
इसके अंतर्गत Active File के बारे में Information जैसे - Author, Manager, Company, Subject, Number Of Page, Number Of Paragraph आदि Set Or Change किया जाता है। 

File Search –
इसके अंतर्गत Word  से सम्बन्धित किसी भी File को Search किया जा सकता है। 

Print Page Preview –
Active Document को किसी भी Web Browser पर देखा जा सकता है। कि वह Web Page पर कैसा दिखेगा। 

Send to –
Active Document को e-mail, Fax किया जा सकता है। My Document में, Desktop पर पहुचांया जा सकता है। 

Exit –
MS-Word को बंद कर दिया जाता है। 

MS-Word : Some Important Terms

Word Wrap –

जब Typing करते समय एक Line Complete हो जाती है, तब Cursor अगली Line में ।Automatically पहुॅच जाता है। यह Process, Word Wrapping कहलाती है तथा यह Feature, Word Wrap कहलाती है। 

Selection Bar –

Printed Layout में Page के Left Side के Margins Area को Selection Bar कहा जाता है। इस पर Single Click करने में एक Line Double Click करने पर Paragraph तथा Triple Click करने से पूरा Document Select होता है। 

Office Assistant – 

जब हम Help लेते है, तब एक Pattern - Cat, Dog या Old Man की तरह दिखाई  देता है। इसे Office Assistant कहा जाता है। यह Word से सम्बन्धित सभी प्रकार के Question के Answer देता है। समय-समय पर Tips और Tricks भी देता है। 

Initial Screen of MS-WORD

जब हम MS-Word 2003 को Start करते है तो इसकी प्रारम्भिक Screen पर निम्न Element दिखाई देते है:-

Title Bar –

Title Bar पर Window का नाम तथा Working File का नाम दिखायी देता है। इस पर तीन Button होते है, Minimize Button, Maximize Button, Close Button.

इसके साथ-2 Control Menu Icon भी होता है। इस पर Double Click करने से विण्डो को Maximize Or Restore किया जाता है। यह Window में सबसे पहला Bar होता है। 

Control Menu Icon –

Title Bar के Left Corner में उपस्थित वह Icon जिस पर Click करने से एक Menu, Open होता है, जिसमें Restore, Maximize Button, Minimize Button, Size, Close आदि Option उपलब्ध होते है, Control Menu Icon कहलाते है। इसे Alt+Space Bar से Open किया जाता है। इस Menu को Control Menu कहते है। 

Minimize Button –

Title Bar के Right Corner पर उपस्थित तीन बटन Minimize, Maximize, Close Button होते है, Minimize Button पर Double Click करने पर Window इतनी छोटी हो जाती है कि वह केवल Task Bar पर दिखाई देती है। 

Shortcut : Alt + Space Bar, N 

Maximize Button – 

दूसरा Button, Maximize Button कहलाता है। इस पर Double Click करने से Windows, Screen के बराबर Enlarge हो जाती है। Enlarge होने पर यह बटन Restore Button मे परिवर्तित हो जाता है, इस पर Click करने पर Window पहले की अवस्था मे पहुॅच जाती है। 

          Shortcut : Alt + Space Bar , X 

Close Button – 

तीसरा और आखिरी Button, Close Button होता है, जिससे Window Close हो जाती है । 

Shortcut : Alt+F4 /  Alt+E, X /  Alt+Space Bar, C 

Menu Bar –

Title Bar के Just नीचे उपस्थित वह Bar जिसमे कई सारे Menu (Set Of Command) की List होती है। जैसे- FILE, EDIT, VIEW... , इसे  Activate करने के लिये F10 का उपयोग अथवा Alt  के साथ UNDERLINED Character का उपयोग करते है। 

Tool bar – 

Office 2000 तक 18 Tool Bar Use होते है। एक Tool Bar पर एक ही तरह के कामों के लिये कई सारे Options, Icon  के रुप मे हाते है। कुछ Default Tool Bar निम्न है -

(1) Standard Toolbar (2) Formatting Toolbar      (3) Drawing Toolbar     

Ruler – 

इसका उपयोग Measurement के लिये करते है, इसके द्वारा Indentation, Margin, Tab Stop Setting आदि को Set Or Change करते है। ये दो प्रकार के होते है। 

         (1) Horizontal Ruler           (2) Vertical Ruler

Scroll Bar –

Windows के Contents को Left-Right, Right-Left, Up-Down, Down-Up आदि करने के लिये उपयोग करते है ये दो प्रकार के होते है। 

         (1) Horizontal Scroll Bar   (2) Vertical Scroll Bar

Document Navigator – 

Vertical Scroll Bar के Just नीचे एक छोटा गोल 3D-Button होता है। इसके द्वारा Document में उपस्थित विभिन्न Elements जैसे- Table, Footnote, EndNote, Comment, Figure etc. पर आसानी से पहुॅचा जा सकता है। 

Views Button –

Horizontal Scroll Bar के Left Side मे उपस्थित 4 Button, Views Bolton कहलाते है। इनके द्वारा Normal View, Print Layout View, Outline View, Web Layout View देखे जा सकते है। 

Status Bar –

Horizontal Scrollbar के Just नीचे उपस्थित वह Bar जिस पर Document से सम्बन्धित विभिन्न Information दिखाई देते है। Page Number, Line Number, Section Number, Number Of Page, Caps Lock, Scroll Lock की स्थिति आदि । 

Ms-Office : Introduction of Ms Office

MS Office–2003

यह एक  World Famous Package है, जिसमें सभी प्रकार के Official Work (जैसे - Document Preparation, Presentation, Data Base File, Web Page तथा Website Creation etc) सफलतापूर्वक किये जाते है। इसके अंतर्गत निम्न Elements हो सकते है - MS-Word, MS-Excel, MS-PowerPoint, FrontPage, MS-Access आदि 

सबसे पहले MS-Office, MS Dos (Microsoft Disc Operating System) के अंतर्गत Word Star  तथा Lotus  जैसे Software के रुप में आया था, फिरWord 5.0, Excel आदि के रुप में सन् 1995 में Windows Operating System के लिये बनाया गया । Office 1997 के रुप में MS-Access तथा PowerPoint के साथ Introduce किया गया।  सन् 2000 में FrontPage तथा Outlook जोड़ा गया । सन् 2003 मे इन सभी Software के Features मे बढ़ोत्तरी की गयी। सन् 2007 में इसका भव्य रुप प्रस्तुत किया गया । 

इन सभी Software में से हम मुख्य रुप से तीन Software को विस्तार में पढ़ेंगे । 

M.S. Word 2003

MS-Word विश्व मे उपयोग किये जाने वाले Word Processor मे First Position पर है। इसके अंतर्गत किसी भी प्रकार के Letter, Application, Graphics, Table तथा Merged Document आदि को आसानी से बनाया जाता है। इसके अलावा कुछ Feature जैसे- Letter and Envelope, Table, File Password Protection, Multi-Column, Drop-Cap, Text Box आदि इसे और अधिक महत्वपूर्ण बनाते है। 

My Computer (Working)

My Computer के अंतर्गत विभिन्न कार्य किये जाते है। जिनमे से कुछ निम्न है।-

To Copy A File Or Folder- 
जिस File या Folder को Copy करना हो तो उसे My Computer की सहायता से Select करते है। Edit Menu / Shortcut Menu / Standard Toolbar से Copy Option Choose करते है। इसके साथ-साथ Source तथा Destination Windows Open  कर File को Destination Folder मे छोड़ देते है। यह प्रक्रिया Drag & Drop कहलाती है।

To Move A File Or Folder- 
किसी File Or Folder को Move करने के लिये My Computer से Select करते है। किसी भी विधि के द्वारा Target Folder मे Paste कर देते है।

To Restore/ Retrieve File Or Folder-
Delete की हुयी File Recycle Bin मे जाती है। Recycle Bin में जाकर File को Select करते हैं तथा Short Cut Menu से Restore कर देते है।

To Create A New Folder-
किसी Drive Or Folder मे New Folder बनाना हो तो उसमें  My Computer  की सहायता से पहुॅचते है। File Menu से Or Shortcut Menu से New Option से Folder Choose करते है। New Name Type करते है तथा Enter कर देते है।

To Delete A File Or Folder- 
किसी भी File Or Folder को Select करते हैं फिर File Menu / Shortcut Menu अथवा File Menu / Shortcut Menu / Keyboard, Standard Tool Bar से Delete Choose करते हैं Confirmation के लिये Yes करते है।

To Search A File Or Folder- 
किसी File Or Folder को Search करने के लिये Search Option पर Click करते है। जिस File Or Folder को Search करना उसका Name Type करते है, अगर नाम पता न हो तो उसके Extension को Type करते है, Or Contain Text Box मे Contain के कुछ Part को Type करते है और Search  करते है।

Right Clicking- 
जब हम Windows में Right Clicking करते है, तो एक Box दिखाई देता है।

जब हम किसी Display Box में Right Click करते है, तो Active या What’s This दिखाई देता है।  जिस पर Left Click करने पर Help प्राप्त होती है।

Shortcut Menu- 
जब हम किसी Windows मे अथवा Desktop पर Or Application Windows में Right Click करते है, तब एक Menu दिखाई देता है, जिसे Shortcut Menu कहते है, इसमे निम्न Option हो सकते है।

(1) New                 (6) Preview       (11) Delete                       (16) View

(2) Open                (7) Cut              (12) Prat As Shortcut       (17) Format

(3) Save                 (8) Copy           (13) Property

(4) Save As            (9) Paste           (14) Refresh

(5) Explorer           (10) Rename     (15) Arrange

Control Panel

Windows XP से सम्बन्धित विभिन्न Setting Set Or Change की जाती है। कुछ Setting निम्न प्रकार है-

Accessibility Option-
इसके अंतर्गत Keyboard से संबंधितStrict Keys, Repetition Keys, Toggle Keys  आदि को Set किया जाता है। Visual Sound Effect देखे जा सकते है। Contrast कम ज्यादा किया जा सकता है। Mouse के Pointer को Keyboard के Number Pad के द्वारा चलाया जाता है।

Add new Hardware-
लाये गये किसी New Hardware  को CDROM, की सहायता से Install किया जा सकता है।

Date and Time-
इसके द्वारा Date And Time Set or Change की जाती है।

Display Property- 
Display Properties को दो तरीके से Open किया जाता है।

1 - Desktop पर  Right Click करके Properties Choose  करना।

2 - Start Menu में Setting से Control Panel मे Display Choose करना।

इसके अंतर्गत Display से संबंधित सभी प्रकार की Setting Set Or Change की जाती है। इसमे निम्न Option होते है-

Themes- 
Themes के अंतर्गत Desk Top, Wallpaper, Screen Saver, Color आदि सभी Element को एक साथ Apply किया जाता है।

DeskTop- 
Desktop इसके अंतर्गत Wallpaper Or Background Set Or Change किया जाता हैं। जिसके लिये BMP, JPG, GIF, TIFF, PNG आदि File के प्रकार हो सकते है।

इसके साथ-साथ Show या Hide कर सकते है। Change कर सकते है। Icon को हटा सकते है। तथाWeb Element के रुप मे विभिन्न Wallpaper को Set किया जाता है।

SCREEN SAVER-
जब हम Keyboard Or Mouse के एक निश्चित समय तक कार्य नही कर सकते है, तब एक Pattern Desktop पर दिखाई देता है। जिसे Screen Saver कहते है। इसके द्वारा किसी Particular Screen Saver को Set Or Change किया जाता है। Screen saver का Extension Name Scr होता है।

Appearance- इसके अंतर्गत विभिन्न Color, Screen पर Apply किया जाता है, इसके साथ-साथ Icon, Title Bar Window Background, Caption Button, Scroll Bar, Toolbar, Windows Foreground आदि को Set Or Change किया जाता है।

Setting- इसके अंतर्गत Screen Resolution तथा Number Of Color, Set Or Change किये जा सकते है।

Fonts- इसके अंतर्गत विभिन्न Style में Typing करने के लिये विभिन्न Font Install किये जा सकते है। अथवा पहले से Install Fonts को हटा  सकते है।

Folder Option-
किसी भी Folder Windows में उपस्थित Common Task, Show या Hide किये जाते है। नये Folder को नयी Windows में Open किया जाता है। अथवा उसी Window मे Open किया जाता है। किसी भी Folder Icon को Single Click अथवा Double Click से Open किया जाता है। इसके साथ-साथ किसी Icon को Show Or Hide किया जाता है।

Key-Board-
इसके अंतर्गत किस अक्षर के Repeat होने में लगने वाला समय Set Or Change किया जाता है। Double Click Speed कम या ज्यादा की जा सकती है, Pointer की Speed Trail को Adjust किया जाता है।

Phone and Modem-
इसके अंतर्गत Phone and Modem को Install or Uninstall किये जाते है।

Scanner And Camera-
इसके द्वारा Scanner Camera को Install or Uninstall किये जाते है।

Sound And Audio Devices-
इसके अंतर्गत Sound Device Display की जा सकती है। Sound Icon Task-bar पर देखा जा सकता है। अथवा Hide किया जा सकता है। Windows की विभिन्न Movement के लिये Sound Apply किया जा सकता है।

Printer and Faxes-
इसके द्वारा Printer Or Fax Machine Install की जाती है। पहले से उपस्थित Element को  हटाया जा सकता है

User account-
इसके अंतर्गत New User Account बनाये जा सकते है। बने हुयें User Account को Customize किया जा सकता है। किसी भी User Account के लिये Log Off  का  Use करते है।

Start Menu And Task Bar Properties-
इसके अंतर्गत Start Menu को Classic तथा Windows XP Style मे देखा जा सकता है। Task-bar को Auto-Hide किया जा सकता है, Quick Launch तथा Toolbars, Clock आदि को Show Or Hide किया जा सकता है। Start Menu मे किसी Program को Add Or Remove किया जा सकता है।

Accessories Of Windows XP

Windows Accessories में निम्न Option होते हैं

Note pad-
यह एक Text Editor है, जिसके अंतर्गत 64 kb तक की Files बनाई जा सकती है। इन Files के Contents को Formatting नही दी जा सकती है। इन Files का Extension Name – TXT होता है।

Wordpad-
यह एक Word processor है, जिसके अंतर्गत 64 KB से बड़ी Files बनाई जा सकती है। Files के Contents को Formatting दी जा सकती है। इन Files का Extension Name - DOC होता है।

MS-Paint-
यह एक Drawing Software है, इसके अंतर्गत With Or Without Color Drawing के लिये Image तैयार की जाती है। इन Files का Extension Name- BMP होता है।

Calculator-
Calculator का उपयोग Arithmetic, Logical, Statistical, Trigonometric Calculator के लिये किया जाता है।

Ø Standard Calculator

Ø Scientific Calculator

Address Book-
इसके अंतर्गत विभिन्न परिचितो दोस्तो, रिश्तेदारो के Address तथा Contacts Store किये जाते हें

Windows Explorer-
यह My Computer की तरह होता है, जिसके अंतर्गत Files तथा Folder को Copy, Move, Rename, Delete आदि किया जाता है।

किसी Drive मे Move करने के लिये Windows के Left Side मे एक Folder Tree होता है।

Tour of Windows XP -
इसके अंतर्गत Windows के Feature देखे व सुने जा सकते है।

System Tools-
Windows को Maintain करने के लिये Microsoft Corporation के द्वारा विभिन्न Tools Provide किये गये है-

Back Up-
Data के Data ds Delete, Corrupt or Damage होने की स्थिति होने से पहले Compressed Form मे, किसी CD मे, Floppy में, उसी Computer मे, दूसरे स्थान पर अथवा दूसरे Computer पर Save कर लिया जाता है तथा Data के Damage होने पर इसे Particular Location से वापस प्राप्त किया जाता है।

Character Map-
Keyboard पर उपस्थित Characters Or Symbols को यहाॅ से Copy किया जाता है और Desired Software मे जाकर Paste कर दिया जाता है।

Disk CleanUp-
इसके अंतर्गत User के लिये अनुपयोगी Files जैसे. Recycle bin की Files, , Downloaded Files, Log Files आदि को Particular Location से मिटा दिया जाता है। Data Store करने के Extra Space प्राप्त हो सके, यह किसी भी User Files को नहीं मिटाता है।

Disk Defragmenter-
Disk में उपस्थित Files जो Space न मिलने की वजह से कई टुकड़ों मे Disk पर Store होती है, उन्हें Arrange कर दिया जाता है। जिससे System की Speed Maintain हो जाती है।

Schedule Task-
किसी Particular Application Software को किसी Particular समय पर Open किया जा सकता है।

जैसे. किसी निश्चित समय पर रोज, हफ्ते मे एक बार, महीने मे एक बार, केवल एक बार, कम्प्यूटर के Start or Computer ds Log On होते समय, Open हो।

Note- User Account ds Password Protected न होने  पर यह काम नही करेगा।

System Information-
System में Installed सभी Hardware और Software की जानकारी देता है।

System Restore-
System से सम्ब्न्धित किसी भी File का Execute होते समय Problem आने पर System Restore के द्वारा Repair की जा सकती है।

Games-
इसके अंतर्गत Windows XP के द्वारा कुछ Games Provide किये जाते है। जिन्हें हम Play कर सकते है। Example- Solitaire, Spiders, Pinball, Minesweeper आदि।